Интеллектуальный контроль материальных ценностей на КПП

Клиент

Счетная палата Российской Федерации — высший орган государственного аудита, контролирующий использование средств федерального бюджета и управление государственным имуществом.

Административное здание Счетной палаты Российской Федерации относится к объектам федерального значения с повышенными требованиями к безопасности. Ежедневно через КПП проходит огромное количество сотрудников, представителей органов власти, подрядчиков и проверяемых организаций.

В рамках работы сотрудники регулярно оформляют пропуска на внос и вынос служебной техники, носителей информации и оборудования, требующих строгого согласования и учета. Для оформления заявок использовалась система PassOffice.

Однако при высокой интенсивности проходов возникала системная проблема: заявки оформлялись и согласовывались, но на этапе фактического прохода через КПП подтверждение материальных ценностей проверялось не всегда.

Как было раньше

Материальный пропуск оформлен и согласован в системе. Сотрудник проходит через КПП с техникой.

Но в условиях высокой нагрузки оператор мог не увидеть или не проверить, подтвержден ли список материальных ценностей.

Это приводило к последствиям:

• возникали расхождения между заявками и фактическим выносом;
  

• службе безопасности приходилось проводить дополнительные проверки;
  

• увеличивалось время разбирательств;
  

• возникали риски нарушения регламентов федерального объекта.
  
  

По экспертной оценке, потенциальный объём инцидентов и спорных ситуаций мог достигать 5–7% операций с материальными ценностями. При этом было важно усилить контроль, не усложнить работу охраны и не внедрять дополнительное оборудование.

Решение: автоматическая проверка материальных ценностей при проходе

В системе PassOffice была внедрена функция интеллектуального контроля подтверждения материальных ценностей непосредственно в момент регистрации прохода через КПП.

Важно: решение реализовано на уровне программного обеспечения и не потребовало дополнительных инвестиций в инфраструктуру или оборудование.

Как работает система

1. Сотрудник оформляет заявку

В системе фиксируется список материальных ценностей, например:

• ноутбук;
  

• внешний накопитель;
  

• служебное оборудование.
  
  

2. Заявка проходит согласование

Все согласования фиксируются в системе.

3. При проходе через КПП PassOffice автоматически проверяет статус

Если список не подтверждён, система выводит предупреждение:

«В заявке не подтверждён список материальных ценностей.
Вы уверены, что хотите продолжить регистрацию?

Оператор принимает осознанное решение: он не может пропустить этот шаг и должен подтвердить действие или остановить проход и уточнить информацию. Контроль происходит в момент события, а не после.

Результаты внедрения

По оценке службы безопасности: уровень расхождений снизился с 5–7% до нуля, случаи выноса без подтверждения исключены. 

Снижение нагрузки на службу безопасности

• значительно сократилось время на разбор инцидентов;
  

• все действия автоматически фиксируются в системе;
  

• появилась прозрачная история операций.
  
  

• интерфейс и процесс работы операторов не изменились;
  

• система сама контролирует критические моменты;
  

• внедрение прошло без закупки дополнительного оборудования.
  
  

Контроль материальных ценностей обеспечивает: защиту государственных активов, соблюдение требований внутреннего контроля, готовность к проверкам и аудитам, снижение операционных и репутационных рисков. PassOffice переводит контроль из формальной процедуры в активный инструмент управления безопасностью.

«Для объекта нашего уровня критически важна прозрачность и управляемость всех процессов безопасности. После внедрения дополнительного контроля в PassOffice система фактически исключила возможность пропуска материальных ценностей без подтверждения. При этом нагрузка на сотрудников не увеличилась, а контроль стал значительно надёжнее.» 

Руководитель службы безопасности

Итог проекта

В результате внедрения Счетная палата Российской Федерации получила:

• полный контроль материальных ценностей в момент прохода;
  

• автоматический аудит всех операций;
  

• усиление безопасности без дополнительных затрат;
  

• современный цифровой инструмент защиты активов.
  
  

PassOffice стал полноценным инструментом управления рисками федерального объекта. Свяжитесь с нами, чтобы узнать подробнее о возможностях системы и о том, как она может усилить безопасность вашего объекта. Мы проведем демонстрацию, ответим на ваши вопросы и покажем, как внедрить интеллектуальный контроль материальных ценностей без дополнительных затрат на оборудование.